Plaza 2023 system recepcyjny

Rezerwacje i meldunki

Moduł Recepcja pozwala na przeprowadzenie kompleksowej obsługi gościa za pomocą grafika lub list, począwszy od wprowadzenia rezerwacji po meldunek zawierający informacje dotyczące samego klienta oraz przebiegu jego pobytu.

Dzięki temu modułowi możliwe jest zaplanowanie oferowanych usług oraz organizacja pracy osób bezpośrednio odpowiedzialnych za te usługi. Ponadto moduł umożliwia prowadzenie analiz dotyczących obłożenia hotelu, oferowanych usług i stosowanych cen.

Lista funkcjonalności modułu Recepcja:

• Rezerwacje indywidualne i grupowe.
• Meldunki indywidualne i grupowe.
• Rezerwacje określonych posiłków, stolików i usług dodatkowych dla gościa.
• Możliwość rezerwacji pokoi dla grupy wg typów i numerów.
• Definiowanie planów cenowych i ich wybór (ceny weekendowe, targowe, specjalne).
• Czytelny grafik zajętości pokoi na dowolny okres z opcją przeliczania wolnych miejsc wg typów pokoi.
• Zestawienie pokoi i miejsc zajętych, wolnych, zarezerwowanych, w podanym dniu lub okresie.
• Przedłużanie i skracanie indywidualnych pobytów poszczególnym osobom z danej grupy.
• Rozliczanie poszczególnych gości zameldowanych w tym samym pokoju – przenoszenie rachunków.
• Wymeldowanie gościa zakończone wystawieniem dowolnego dokumentu, z dowolną formą płatności.
• Wystawianie zaliczki na podstawie rezerwacji lub meldunku.
• Automatyczne wyszukiwanie danych meldunkowych, danych o firmie lub wszystkich szczegółowych danych o gościu oraz jego historii dotyczącej pobytów, usług, płatności.
• Zestawienia zajętości pokoi i rezerwacji – rozliczenia z biurami turystycznymi i firmami, w podanych terminach, z określonymi usługami.
• Operacje otwarcia i zamknięcia zmiany i doby hotelowej, z dowolnie definiowalnymi raportami.
• Rezerwacje zewnętrzne (import listy rezerwacji z innych programów).

Faktury i paragony

Moduł Sprzedaż to jeden z najbardziej rozbudowanych modułów programu, umożliwiający sprawną finalizację transakcji z gośćmi hotelowymi, uwzględniający nietypowe życzenia klienta odnośnie treści i formy dokumentów sprzedaży.

Lista funkcjonalności modułu Sprzedaż:

• Wystawianie dokumentów sprzedaży za pobyt i inne usługi dodatkowe dla gości hotelowych.
• Wystawianie faktury do paragonu i paragonu z faktury.
• Obsługa klienta spoza hotelu i tworzenie dla niego dokumentu (faktury lub paragonu).
• Ewidencja usług wykorzystanych przez gości w trakcie pobytu (rachunki otwarte), z podziałem na osoby, firmy-płatników i grupy.
• Możliwość szybkiej sprzedaży dowolnego asortymentu przez wystawienie paragonu fiskalnego bez powiązania z magazynem – jak na kasie fiskalnej.
• Modyfikacje, korekty i anulowanie faktur, z zachowaniem wykazu składających się na nie usług.
• Możliwość zdefiniowania automatu scalania.
• Możliwość tworzenia jednego dokumentu dla rachunków otwartych wielu płatników.
• Obsługa różnych form płatności (gotówka, karta kredytowa, przelew, czek, bon, oraz inne dowolnie definiowane).
• Możliwość stosowania wielu form płatności na jednym dokumencie.
• Kartoteka dokumentów anulowanych.
• Rozliczenie dokumentów sprzedaży.

Ponadto przy współpracy z zewnętrznym systemem gastronomicznym (moduł dodatkowy), moduł Sprzedaż umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży za obciążenia tworzone zarówno w systemie DM Plaza, jak i przez systemy zewnętrzne np. program gastronomiczny.

Daje również możliwość scalenia pozycji na fakturze wg typów asortymentu z zachowaniem stawek VAT oraz informacji o fiskalizacji, usług przenoszonych z systemów zewnętrznych (np. wystawienie faktury za usługi gastronomiczne, przeniesione na rachunek hotelowy, ale fiskalizowane w systemie gastronomicznym).

Moduł Sprzedaż (w tym zaliczki) dostępny jest również jako samodzielne stanowisko, niezależne od modułu Recepcja.

Moduł Kasa to kontrola płatności, przyjmowanie gotówki, przedpłat, zaliczek, czy innych form płatności – rejestry i wykazy.

Ponadto:

• Saldo klienta i firmy – kontrola zaległości płatniczych, informacje o kliencie i ewentualnym zaleganiu w płatnościach nie pozwalające na korzystanie z dalszych usług.
• Kontrola obrotu kasowego (wpłaty i wypłaty gotówkowe).
• Stan kasy na bieżący dzień – operacje kasy w dniu i dla zmiany.
• Ewidencja kasy (dokumenty KP i KW).
• Prowadzenie kas gotówkowych w walutach obcych.
• Obsługa wielu kas, w tym kas specjalnych.
• Kontrola rat i spłat rat.

Moduł Kasa dostępny jest również jako samodzielne stanowisko, niezależne od modułu Recepcja.

W skład modułu Administracja wchodzą elementy modułu Housekeeping oraz grafiki pracowników (planowanie zajęć dla personelu), a także terminarz czynności (budzenie, powiadomienie gościa w określonym czasie, przekazywanie wiadomości).

moduł Housekeeping

• Kontrola statusu pokoju (remont, sprzątanie etc.).
• Kontrola wyposażenia pokoi.
• Planowanie sprzątania.
• Planowanie remontów i okresowych czynności konserwacyjnych (wyłączenia pokoi).

Moduły dodatkowe

Ponadto możliwe jest rozszerzenie funkcjonalności modułu Administracja o dodatkowe elementy:

• Obsługa funkcji hotelowych centrali telefonicznej (np. kontrola stanu pokoju).
• Taryfikacja centrali telefonicznej.
• Kontrola dostępu (współpraca z zamkami hotelowymi).
• Rejestracja czasu pracy.
• Parking (grafik, rezerwacje miejsc parkingowych).

Goście, firmy, płatnicy

Funkcje modułu Księga gości:

• Pełna książka meldunkowa z danymi gości hotelowych i firm-płatników.
• Lista gości hotelowych zawierająca dane personalne, statusy gości, możliwość prowadzenia tzw. „czarnej listy”.
• Lista firm i płatników zawierająca dane teleadresowe.
• Historia dokonywanych transakcji.
• Możliwość uzyskania informacji o pobytach gości zagranicznych.

Funkcjonalność modułu spełnia wymogi ustawy o ochronie danych osobowych.

Zestawienia i raporty

Zestawienia i raporty związane z całą działalnością hotelu od standardowych raportów związanych z pracą recepcji i administracji po statystyki i kalkulacje.

Niektóre dostępne raporty:

• Pełny raport sprzedaży usług, kasowy i zmianowy.
• Graficzne raporty frekwencji gości i wykorzystania pokoi hotelowych.
• Raport statystyczny dla GUS.

Ponadto moduł umożliwia eksport danych do arkusza kalkulacyjnego MS Excel, Word, a także do plików XML i PDF.

W wersji rozszerzonej dostępny jest edytor raportów umożliwiający dowolne kształtowanie ich treści oraz wyglądu, np. wstawienie własnego logo i danych hotelu.

Podczas operacji zamykania doby – automatycznie tworzy kopię bazy danych we wskazanym przez użytkownika miejscu na dysku.

Prowadzi wartości równolegle w dwóch walutach (PLN, EURO), pozwala na korzystanie z cenników w różnych walutach. Umożliwia generowanie walutowych dokumentów sprzedaży.

Ewidencja sprzedaży za pomocą urządzeń fiskalnych oraz realizacja standardowych funkcji jak wydrukowanie paragonów fiskalnych, tworzenie raportów dobowych i okresowych.

Moduł współpracuje z popularnymi na rynku polskim drukarkami fiskalnymi znanych firm jak ELZAB, POSNET, EMAR-DUO, WIKING – OPTIMUS IC, INNOVA.

Funkcje marketingowe

Moduł CRM obsługuje wiele lokalizacji. Ma możliwość traktowania wszystkich lub wybranych kontaktów jako potencjalnych klientów, oraz dowolnej segmentacji tych klientów, z którymi mamy kontakt lub mamy zamiar go nawiązać.

Moduł CRM pozwala także na zwiększenie sprzedaży i lojalności klienta poprzez identyfikację kluczowych i ważnych Klientów, przyporządkowania im odpowiedniej strategii, relacji i archiwizacji danych w jednej wspólnej bazie. Atutem jest szybki dostęp do istotnych informacji o klientach z poziomu aplikacji.

Moduł CRM pozwala na załączenie dla każdego wpisu w bazie klientów dokumentów tworzonych w innych programach, np. ofert napisanych w Wordzie, czy Excelu.

Lista funkcjonalności modułu CRM:

• Zarządzanie bazą Klientów (od rejestracji Klientów do zarządzania informacjami o nich), rejestracja osób kontaktowych dla Klientów.
• Wyszukiwanie firm, osób kontaktowych według zadanych kryteriów.
• Rejestracja i zarządzanie wszystkimi operacjami z Klientami, w tym spotkaniami, telefonami, wiadomościami e-mail itd.
• Rejestracja i zarządzanie: sprzedaż na drodze negocjacji, oferty, zamówienia, umowy itd.
• Gromadzenie informacji biznesowych o Kliencie (struktura organizacyjna, decydenci itp.), o usługach i produktach konkurencyjnych w posiadaniu i/lub zakupionych przez Klienta, o placówkach konkurencyjnych i ich relacjach z Klientami.
• Tworzenie planów cenowych.
• Tworzenie pakietów, umów, karnetów.
• Wspomaganie systemu lojalnościowego.

Konferencje i imprezy

Moduł Planowanie imprez przeznaczony jest do obsługi konferencji, bankietów oraz przyjęć okolicznościowych. Pozwala na określenie potrzebnego wyposażenia, zarezerwowanie sal konferencyjnych oraz określenie kosztów.

Lista funkcjonalności modułu Planowanie imprez:

• Organizacja konferencji – kalkulacja żywienia, przydzielanie lokalizacji dla grup i posiłków.
• Przydzielanie personelu.
• Rezerwacje pomieszczeń konferencyjnych i bankietowych na grafiku dla dni i pór doby.
• Kontrola wykorzystania wyposażenia.
• Kontrola stanu pokoju.
• Przydział stolików i miejsc, planowanie układu sali.
• Raportowanie.

Obsługa sieci hoteli

Moduł Baza centralna umożliwia obsługę sieci hoteli poprzez gromadzenie w jednym miejscu informacji o fakturach, rezerwacjach i meldunkach z poszczególnych obiektów.

Dane są pobierane okresowo z baz lokalnych i zapisywane w bazie centralnej. Baza udostępnia statystyki łączne tj. globalna sprzedaż, globalne obłożenie i inne. Umożliwia także tworzenie skojarzeń kontrahentów i scalanie ich w jeden podmiot.

Moduł nie umożliwia zdalnej rezerwacji z poziomu bazy centralnej do baz lokalnych (moduł Centralny system rezerwacji).